電話交換機の機能:ピックアップ(コールピックアップ)とは


私自身はあまりコールピックアップという呼び方は使わなくて、専ら【ピックアップ】と呼んでいますが要するに「代理応答」の事ですね。

ピックアップってどんな機能なのかと言いますと、例えば自分の席から離れた場所で他人の電話が着信していたとして、その着信に応答しようと思うと、わざわざ自席を立って着信している電話機のところまで足を運んで応答するのは面倒ですよね?

そこで「代理応答」つまり「ピックアップ」の操作を行います。

操作方法としては、どこかで電話が着信していたら「ピックアップ」の専用ボタンを押下するか特番をダイヤルするかになると思います。

まぁ、使い方としてはそんな感じなんだけど実はこのピックアップって機能は非常に大事な機能なんですよね。
もちろん他人の電話への着信を自席から応答できる便利な機能ではあるのですが、良く考えてもみてください。
何でもかんでも応答できてしまうと大変ではないですか?

例えば、あなたが営業部に所属していたとして別席の営業さんの電話が着信していたとして、同時期に総務部でも電話が着信していたとしたらもちろん同じ部署である営業部への着信に応答したいはずです。
また、会社によっては別部署の電話には極力応答しないように・・・って会社もあるかもしれません。

私の所属している会社の場合、それぞれの部署間での付き合いが希薄でどのような仕事をしていて、そもそも自分の会社なのに別部署の人の名前すら良くわからない・・・そんな時っていくらピックアップ機能が便利だからと言って、他部署の着信まで応答してしまうと逆に不便です。
そこで、多くの企業・会社では「ピックアップグループ」というものを作って、そのグループに所属している電話の着信しか応答しない、といったような設定を施します。

そうすることで、営業と総務に同時に着信していた電話を自分の部署の着信だけ応答できるようになります。

従業員の少ない会社・企業であれば誰がどの電話に応答しても構わないといったことになるかもしれませんが、企業・会社の規模が大きくなって、従業員数が増えればやはりグループ決めが必要になってくるはずです。

・・・と、書いてしまうと「じゃ、グループを作ればいいじゃん」って言われそうだけど、今度は逆に大変な面もあるんですよ。
そのように会社規模が大きく従業員数が多い会社であれば、定期的に人事異動や席替えが必ずと言っていいほど発生します。

そうすると今までのピックアップグループではなくて、人事異動で所属替えになった人は新しい部署のピックアップグループに入れて貰わなくてはなりません。

これもまた、電話機台数が数百程度の規模であればまだしも何万人という従業員を抱えた超大企業さんの人事異動となるとこのピックアップグループの変更だけで結構な手間になります。

また、上記のような何万人も従業員を抱えてらっしゃる企業さんですと事業所が1つですべての従業員が所属しているのではなく、日本全土に事業所・支社などを抱えてそれぞれの拠点に交換機を配備されているはずなので、一斉に大規模な人事異動などが発令されると同じく一斉に全拠点のピックアップグループのデータを変更を施しにいかなければならないものです。

それに、それだけ大規模にピックアップグループを変更しようとすると「もともとどのグループに所属していて、新しい配置ではどこ?」って新旧をしっかり把握しておく必要があります。
ですから、交換機の保守業務といった仕事は案外重要なものですしお客様自体も自社の設備の管理・把握が重要になります。

・・・まぁ、実際大変ですよ?
数台のピックアップグループを管理・変更するのはともかく何万台もの電話機のグループを把握するのは。
それに、それだけ大規模な人事異動があれば変更が伴う作業ってピックアップの変更だけで済むわけがないですからね。



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